Politique d'acceptation des dons
Traduit de la version tchèque de la politique de l'Ordre (2021). Le texte faisant foi est publié par le Grand Magistère.
Introduction
L'Ordre Souverain Militaire et Hospitalier de Saint-Jean de Jérusalem de Rhodes et de Malte (« l'Ordre ») collecte des fonds auprès de ses membres ainsi que par des dons privés et publics. Les sources de financement varient selon les pays, les entités de l'Ordre, les types de projets et les circonstances. La présente politique énonce les principales règles qui encadrent l'approche de l'Ordre en matière d'acceptation des dons. Elle décrit les mesures attendues pour que l'Ordre ne soit pas exposé à un risque excessif en matière de réputation ou de conformité.
Champ d'application
La présente politique s'applique à toutes les entités de l'Ordre de Malte et aux bénévoles agissant au nom de l'Ordre, ainsi qu'à toutes les autres entités contrôlées directement ou indirectement par l'Ordre. Elle doit être appliquée conformément aux exigences légales et réglementaires locales. Lorsqu'une exigence de la présente politique est moins stricte que le droit local, les entités doivent appliquer l'exigence locale, plus stricte.
Règles principales
- Les entités de l'Ordre ne doivent pas accepter de dons de donateurs lorsque cela risquerait de nuire à la réputation de l'Ordre ou de porter atteinte, de quelque autre manière, à son action.
- Dans leurs collectes de fonds, les entités de l'Ordre doivent respecter toutes les lois locales et les bonnes pratiques établies dans les juridictions où elles sont enregistrées ou exercent leurs activités.
- Les entités de l'Ordre doivent faire preuve d'une grande prudence lorsqu'elles autorisent des donateurs à faire connaître leur lien avec l'Ordre, en tenant compte des motivations que le donateur peut avoir à rendre ce lien visible.
Attentes à l'égard des entités
Compte tenu des règles ci-dessus, toutes les entités de l'Ordre qui collectent des fonds doivent appliquer une politique locale d'acceptation des dons. Celle-ci doit désigner la personne ou le comité chargé de superviser l'acceptation des dons (en général le conseil d'administration ou l'organe équivalent de l'entité) et, le cas échéant, la délégation des décisions à la direction exécutive.
Les politiques et procédures locales d'acceptation des dons doivent :
- Refléter les valeurs fondamentales de l'Ordre. Si chaque relation avec un donateur doit être évaluée au cas par cas, les entités ne doivent pas travailler avec des personnes dont les fonds proviennent de secteurs susceptibles d'entrer en conflit avec l'enseignement catholique, comme l'armement ou la pornographie.
- Respecter les lois locales régissant la collecte de fonds. Tout le personnel concerné doit connaître ces lois. Il convient aussi d'être attentif aux exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et à la politique de l'Ordre dans ce domaine.
- Définir une procédure de vérification des donateurs. Elle doit reposer à la fois sur une évaluation des risques et sur la valeur du don proposé, en tenant compte de l'effet cumulé des dons d'un même donateur.
- Exiger à l'égard des donateurs une diligence raisonnable proportionnée à la valeur du don et au risque perçu. Cela peut notamment comprendre la recherche d'informations publiquement accessibles, la saisine du Grand Magistère ou le recours à des cabinets de recherche spécialisés. Des seuils déclenchant différentes procédures peuvent aider à choisir l'approche la plus adaptée.
- Garantir la tenue d'un registre des donateurs potentiels ayant fait l'objet d'une vérification. Ce registre doit être tenu conformément au RGPD (ou à la législation locale équivalente) et consigner les motifs de la conclusion retenue.
- Fixer une politique relative aux dons anonymes. Ces dons sont interdits ou réglementés (notamment par des montants maximaux) dans certaines juridictions. Les dons anonymes doivent en tout état de cause être traités avec une prudence particulière et n'être acceptés que si l'entité s'est assurée que le don provient d'une source licite et acceptable.