Politica di accettazione delle donazioni
Tradotto dalla versione ceca della politica dell'Ordine (2021). Il testo autentico è emanato dal Gran Magistero.
Introduzione
Il Sovrano Militare Ordine Ospedaliero di San Giovanni di Gerusalemme di Rodi e di Malta («l'Ordine») raccoglie fondi dai propri membri e da donazioni private e pubbliche. Le fonti di finanziamento variano a seconda dei paesi, degli enti dell'Ordine, dei tipi di progetto e delle circostanze. La presente politica stabilisce le regole principali che disciplinano l'approccio dell'Ordine all'accettazione delle donazioni e descrive le misure richieste per evitare che l'Ordine sia esposto a indebiti rischi reputazionali o di conformità.
Ambito di applicazione
La presente politica si applica a tutti gli enti dell'Ordine di Malta e ai volontari che agiscono per conto dell'Ordine, nonché a tutti gli altri enti controllati direttamente o indirettamente dall'Ordine. Deve essere applicata nel rispetto dei requisiti legali e normativi locali. Qualora un requisito della presente politica sia meno rigoroso di quanto previsto dalla legge locale, gli enti devono adottare il requisito locale più rigoroso.
Regole principali
- Gli enti dell'Ordine non devono accettare donazioni da donatori qualora ciò rischi di danneggiare la reputazione dell'Ordine o possa altrimenti nuocere alla sua opera.
- Nella raccolta fondi gli enti dell'Ordine devono rispettare tutte le leggi locali e le buone pratiche consolidate nelle giurisdizioni in cui sono registrati o operano.
- Gli enti dell'Ordine devono usare grande cautela nel consentire ai donatori di rendere pubblico il loro legame con l'Ordine, tenendo conto dei possibili motivi per cui il donatore desidera rendere visibile tale legame.
Aspettative nei confronti degli enti
Alla luce delle regole sopra indicate, tutti gli enti dell'Ordine che raccolgono fondi sono tenuti a seguire una politica locale di accettazione delle donazioni. Essa deve indicare la persona o il comitato responsabile della supervisione dell'accettazione delle donazioni (di norma il consiglio di amministrazione o l'organo equivalente dell'ente) e, ove opportuno, la delega delle decisioni alla direzione esecutiva.
Le politiche e le procedure locali di accettazione delle donazioni devono:
- Rispecchiare i valori fondamentali dell'Ordine. Sebbene ogni rapporto con un donatore vada valutato caso per caso, gli enti non devono collaborare con soggetti i cui fondi provengano da settori che possono entrare in conflitto con l'insegnamento cattolico, come gli armamenti o la pornografia.
- Rispettare le leggi locali che disciplinano la raccolta fondi. Tutto il personale interessato deve conoscere tali leggi. Occorre inoltre prestare attenzione ai requisiti in materia di antiriciclaggio e alla politica antiriciclaggio dell'Ordine.
- Definire una procedura di verifica dei donatori. Essa deve basarsi sia su una valutazione del rischio sia sul valore della donazione proposta, tenendo conto dell'effetto cumulativo delle donazioni di uno stesso donatore.
- Prevedere una due diligence sui donatori proporzionata al valore della donazione e al rischio percepito. Ciò può comprendere, tra l'altro, la ricerca di informazioni pubblicamente disponibili, il rinvio della questione al Gran Magistero o il ricorso a società di ricerca specializzate. Stabilire soglie oltre le quali si applicano procedure diverse può aiutare a scegliere l'approccio più adatto.
- Garantire la conservazione della documentazione relativa ai potenziali donatori sottoposti a verifica. Tale documentazione deve essere conservata in conformità al GDPR (o alla normativa locale equivalente) e deve riportare le ragioni della conclusione raggiunta.
- Definire una politica sulle donazioni anonime. In alcune giurisdizioni tali donazioni sono vietate o regolamentate (anche con importi massimi). Le donazioni anonime vanno comunque trattate con particolare cautela e accettate solo quando l'ente ha la certezza che provengano da una fonte lecita e accettabile.